9 aspectos a tener en cuenta al elegir una plataforma elearning

Es obvio que no podemos ser objetivos a la hora de aconsejar al lector una plataforma elearning…cuando nosotros nos dedicamos a eso.

Por eso, en vez de analizar o comparar plataformas, donde sin duda barreríamos para casa (¡y con razón!) , vamos a centrarnos en los parámetros que creemos que se deben tener en cuenta para elegir una u otra plataforma.

Es un proceso que hemos vivido muchas veces, y seguramente podamos dar unos cuantos consejos que eviten futuros problemas.

Decidir plataforma formación

 

¿QUIÉN ADMINISTRA LA PLATAFORMA?

El primer punto, y seguramente el más importante a la hora de tomar decisiones.

¿Queremos que los contenidos se gestionen desde nuestra empresa?¿Dar de alta a los alumnos?¿Ser nosotros los que coordinemos la docencia? ¿Vamos a desarrollar nosotros los contenidos?

Dependiendo de lo que necesitemos, podemos encontrarnos desde un servicio de alquiler de plataforma (como es el caso de evolCampus), servicios que ofrecen contenidos ya dispuestos en una plataforma determinada, o servicios en los que la empresa que ofrece el alquiler de plataforma se encarga también de otros aspectos (configuración, matriculación…)

No existe un modelo de LMS mejor que otro, sino uno más adecuado a nuestras necesidades. Clic para tuitear

 

¿QUÉ NECESIDADES TENEMOS?

Definir los requisitos con los que debe contar la plataforma que escojamos no es sólo importante, es vital.

Lo primero de todo es conocer la necesidad real. Y cuando hablamos de real, nos referimos a no  dejarse llevar por funcionalidades que no sean fundamentales. Incluso es más útil hacer una lista de necesidades, de problemas que la plataforma de formación deba solucionar, que detallar cómo ha de ser la funcionalidad que la solucione. 

Suele ser efectivo designar una persona encargada de hacer esta comparativa, que sea la que centralice la información, y pueda mostrar las opciones al resto del equipo posteriormente.

Lógicamente esa persona responsable del proceso tendrá que tener un nivel de conocimiento tecnológico suficiente, aparte de tener una visión de empresa importante como para poder definir esas necesidades y servir de enlace con el resto del equipo.

Por nuestra experiencia si son demasiadas personas las que intervienen en el proceso, se dificulta mucho más el acuerdo. 

O incluso peor, que la determinación de requisitos termine siendo una ‘carta a los Reyes Magos’ en los que cada persona o cada departamento pretendan solucionar sus carencias tecnológicas, haciendo una lista de requisitos interminable que hará casi imposible encontrar una herramienta adecuada.

toma de decisiones elearning

 

 

IMPORTACIÓN

Si hemos hecho anteriores ediciones de nuestros cursos en una plataforma anterior, habrá que valorar hasta qué punto nos interesa y es posible importarlos a la nueva.

Para los contenidos tenemos el estandard SCORM, que precisamente se creó para facilitar el paso de contenidos entre plataformas, siempre que estas estén preparadas para trabajar ese formato, como es el caso de evolCampus.

Pero, ¿si queremos traspasar el resto de datos? Nos referimos a usuarios, notas, conexiones, matrículas, históricos…

Según de qué datos se trate podemos estar hablando de un trabajo muy costoso si la diferencia entre una plataforma y la otra es muy grande en cuanto a estructural (algo nada extraño…) o  directamente que la empresa no nos de ese servicio.

El proceso de exportación – importación de una plataforma a otra siempre tiene un componente  manual y debe realizarse por personas expertas, por lo que puede tener un coste elevado.

Lo más sencillo, cuando sea posible, es realizar un paso gradual, es decir, ir dejando de usar la anterior plataforma e ir usando la nueva poco a poco. De esta manera lo haremos más sencillo para profesores, administradores y los propios alumnos en lugar de hacerlo de golpe. Pero claro, habrá casos en los que no exista la posibilidad…

 

¿Y SI LA HACEMOS NOSOTROS?

Puede que esté valorando seriamente poder hacer su propia plataforma. 

Con pocos pocos medios será casi imposible; pero ¿por qué no, en los casos de empresas grandes, con mucho personal y muchos recursos?

Esta tentación es grande, pero avisamos de que no suele terminar muy bien. Principalmente, porque el equipo que se encargue del desarrollo va a ser realmente difícil que tenga la suficiente experiencia en formación.

Como todos los profesionales, los que nos dedicamos a la tecnología para la educación hemos aprendido de nuestros errores, hemos necesitado la experiencia de años para poder sacar al mercado productos competentes y robustos, que cubran la verdadera necesidad. Por muy capacitado que esté ese equipo de desarrollo, y mucha experiencia que tenga en otros campos, si jamás ha trabajado en el desarrollo de una plataforma de formación podemos aventurarnos a prever que seguramente saldrá mal.

La inversión será grande (el desarrollo es lento…y caro), la exposición al error será también enorme. Y además tendrá poco sentido, cuando hay plataformas en el mercado que acumulan la experiencia de muchos años y muchos clientes, a un precio más que razonable.

¿Cuando merece la pena? Pues cuando la rentabilidad de tener un software propio que se pueda modificar constantemente de forma interna, sea tan grande que no importe un coste elevado. En los casos en los que la plataforma es un core del negocio y las plataformas estándares no nos sirvan por necesitar unos requisitos muy particulares.

equipo multidisciplinar


Aquí nuestro consejo es que, en caso de que decida seguir el camino de hacer un desarrollo propio, busque un equipo con la experiencia necesaria en elearning. 

 

¿GRATUITO O DE PAGO?

El dicho dice que nada es gratis…y por algo lo dice.

Existen plataformas gratuitas, como Moodle o Sakai, que son de código abierto y por lo tanto, en el sentido de que no hay que pagar nada a sus creadores por su uso.

Ahora bien, eso no significa que no nos vaya a costar nada; para instalar estas herramientas es necesario configurar un servidor web, y para que sean útiles es necesario que alguien con conocimientos específicos de configuración e instalación las adapte a nuestras necesidades. Hasta el punto que la herramienta lo permita, por supuesto.

Un LMS libre, no significa que el coste de implementación y mantenimiento sea cero. Clic para tuitear

Para su correcta instalación y configuración, o bien contamos con una empresa o autónomo que se dedique a estos menesteres, o contamos o contratamos en plantilla a una persona que lo haga. Con lo cual tendrá un coste. Configurar, afinar y securizar una plataforma desde cero no está al alcance de una persona sin conocimientos. 

El coste simplemente es distinto porque el modelo es distinto desde la base. Por ejemplo, cuando se trabaja con software gratuito, especialmente hablando de Moodle, es habitual que la empresa que se dedica a configurar nuestra plataforma tenga también el control de administrador, encargándose de otras funciones. En el software SAAS privativo lo habitual es que el control de administrador lo tenga el propio cliente.

Os recomendamos este artículo muy bien explicado al respecto.

LMS gratuitos

¿Ventajas de cada modelo?

El software gratuito (principalmente Moodle, como ‘rey’ histórico de la formación online) cuenta con cientos de módulos, plugins, addons, etc, que poder utilizar. Hay una comunidad enorme de que colaboran en la programación de nuevas utilidades. 

Otra ventaja es que es probable que nuestros alumnos, si han hecho alguna formación previamente, tengan la experiencia de haber utilizado estas plataformas. 

Como parte negativa, el software gratuito está condicionado a su propia historia; son programas que llevan en el mercado muchísimos años y eso se nota. Su estructura interna está basado en paradigmas anticuados, lo que se traduce en limitaciones de uso.

Tener que mantener compatibilidad con versiones anteriores hace que generalmente que su usabilidad esté muy alejada de los estándares modernos, al igual que el aspecto visual y de manejo. E implica un riesgo ante cada actualización, pues nos podemos encontrar con problemas de compatibilidad y haya cosas que dejen de funcionar. 

Por tanto, para tomar la mejor decisión hay que comparar el coste final de las plataformas de pago y de las gratuitas, pero atendiendo todos los parámetros y comprendiendo qué ventajas e inconvenientes tiene cada modelo. 

 

SENCILLEZ DE USO

Si en Evolmind hemos apostado por la usabilidad como estandarte de nuestra plataforma evolCampus, es precisamente…porque es lo que más nos demandan nuestros clientes.

Una plataforma de elearning puede llegar a ser utilizado por diferentes perfiles entre administradores, profesores y alumnos, con diferentes niveles técnicos.

plataforma sencilla, pero no simple

Hay que plantearse que, como característica específica, los alumnos lo utilizan durante un tiempo que puede ser muy breve. Algo que también puede suceder con los profesores, dependiendo del modelo de formación.

Una curva de aprendizaje de uso de un campus virtual es pronunciada desalentará a usuarios y alumnos. Clic para tuitear


Y no sólo eso, puede generar un tráfico importante de soporte para la empresa que organiza la formación. 


¿Plataforma elearning SaaS?

SaaS hace referencia al software disponible a través de internet como un servicio. Por ejemplo nuestro correo electrónico o nuestra banca online.

La principal característica del software SaaS, a diferencia del tradicional, es que el software (en este caso plataforma de formación) no se encuentra alojado/instalado en los equipos del cliente, si no que todo se encuentra controlado en la empresa que desarrolla el software.

Campus Virtual SaaS

 

Ventajas

  • No es necesario que el cliente disponga de ningún conocimiento técnico, ni de personal cualificado, puesto que la responsabilidad técnica sobre el correcto funcionamiento recae sobre la compañía proveedora de software, lo reduce costes y riesgo de inversión.
  • El proveedor no tiene la posibilidad de desatender al cliente, puesto que esa atención es necesaria para que el cliente siga pagando el servicio.
  • El proveedor provee los medios de seguridad de acceso a la aplicación, sin que el cliente tenga que ocuparse de ello.
  • No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler o renta por el uso del software, por lo que su coste suele ser bastante razonable en relación al servicio ofrecido..
  • Se le permite al cliente completa flexibilidad en el uso de los sistemas operativos de su preferencia, puesto que al utilizarse el navegador para acceder no tiene incidencia en el funcionamiento del sofware. .

Inconvenientes

  • La persona usuaria no tiene acceso directo a sus contenidos, ya que están guardados en un lugar remoto, lo que disminuye el índice de privacidad, control y seguridad que ello supone, ya que el proveedor tiene posibilidad de consutarlos
  • El usuario no puede hacer modificaciones al software
  • Al estar el servicio y el programa dependientes de la misma empresa, no existe la posibilidad de que el usuario migre a otro servicio utilizando el mismo programa
  • En caso de que el cliente sufra una caída de su servicio de internet, no podrá acceder al software.
  • La cultura popular de tener los datos en mi computadora, aunque la tendencia indica que esto está desapaeciendo.

 

PERIODO DE PRUEBA

Es vital poder probar el software antes de decidirse. Entendemos que hoy en día la inmensa mayoría de los campus virtuales nos van a dar la esa opción. 

Ahora bien, no vale con echar un vistazo unos minutos. Como mucho, obtendremos una primera impresión, y con suerte podremos conocer sus virtudes.

Para saber si es la plataforma de formación que necesitamos, debemos probarla a fondo. Probar todas sus opciones: crear estudios, matricular, interactuar como profesores, ver qué herramientas de configuración tiene.

acceso campus virtual

Que la empresa nos realice una demo guiada es un primer paso, pero realmente descubrirás si es lo que necesitas (sus virtudes y defectos) si dispones de un acceso donde puedas interactuar libremente con la plataforma.
Si queremos descubrir sus limitaciones, no queda más remedio que dedicarle tiempo y paciencia, y hacer circuitos completos en los que simulemos el proceso de creación de contenidos, matriculación y estudio del alumno, para ver cómo se comporta la herramienta.

De no conocer cómo funcionan los procesos y su comodidad de uso de antemano, cuando lo descubramos será demasiado tarde.

 

SOPORTE

El soporte es otra característica importante a valorar. Podremos encontrarnos con plataformas sin soporte, estando incluido en el precio, o abonarse aparte.

Podríamos dividir el soporte en dos funciones; la primera, ayudar al cliente a desenvolverse con las funciones de la plataforma (dudas, errores de manejo, etc), y la segunda el arreglo de fallos de software.

El software falla, y no sería muy realista pensar que es algo que nunca nos va a pasar. Hasta los programas más utilizados del mundo, desarrollados por cientos o incluso miles de personas, necesitan estar continuamente corrigiendo errores.

servicio de soporte en un LMS

Es muy aconsejable que antes de contratar una plataforma elearning supiéramos bien cómo es el soporte: cómo es el servicio, costes adicionales (si los tiene…), por qué medio y en qué tiempo se realiza.

Dentro del soporte está el tema de copias de seguridad y recuperación ante desastres. Ten muy en cuenta este punto antes de la decisión final.

 

En resumen

Por resumir centrándonos en lo más importante, conozca primero todos los distintos modelos de plataforma de formación para saber qué necesita realmente.

Pruebe a fondo y con ojos críticos las plataformas, más allá de una primera impresión o de lo que le pueda contar un catálogo, un vídeo o una presentación comercial.

Piense en su alumno y sus profesores, y busque una plataforma que sea cómoda pensando más en ellos que en administrador.

Valore todos los costes, tanto los evidentes como los ocultos.

Y por último, entérese de cómo es el soporte. Quizás ahora no lo veas como una prioridad, pero lo será cuando lo necesite desesperadamente….

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